“(…) la correcta gestión contractual de proyectos es, sin duda, un GPS para navegar en la complejidad de los contratos estatales”.
Clay Said Sotelo Aragón
Externado de Colombia
Esp. en Derecho Administrativo
Universidad Externado de Colombia
Los proyectos que se ejecutan en virtud de contratos estatales, cualquiera que sea su índole, gozan de gran complejidad. Entre otros, los proyectos de infraestructura férrea, carretera, aeronáutica, energética o portuaria, demandan precisión técnica, un milimétrico manejo financiero y una lupa jurídica en aras de mitigar riesgos que puedan impactarlos y afectar, por ende, los fines por los que fueron concebidos, estructurados y ejecutados.
Una vez un proyecto es adjudicado, y con la salvedad de que debe haberse adelantado necesariamente una adecuada estructuración en los términos previstos en la ley de infraestructura, la correcta gestión contractual durante toda la ejecución de estos cobra un papel fundamental para garantizar las sanas relaciones entre las partes, proteger los recursos invertidos y atender a los fines estatales.
Dicho esto, la gestión jurídica contractual implica hacer uso efectivo de aquellos recursos indispensables para el desarrollo del proyecto, de tal forma que la ejecución cumpla el plazo dispuesto, estándares óptimos de calidad, genere beneficios sociales y económicos y otorgue seguridad jurídica. Esto último, en línea con evitar la causación de controversias contractuales y litigios que resulten gravosos para las partes.
En ese sentido, es oportuno considerar una serie de gestiones en el marco de este tipo de contratos, tendientes a mitigar sus impactos, riesgos y/o diferencias. Por supuesto, estas recomendaciones no son absolutas, pues parten de la base de experiencias previas. No obstante, podrán representar una hoja de ruta. Con lo anterior, se proponen las siguientes:
(i) Identificar desde el inicio potenciales riesgos de relevancia jurídico-contractual, sin limitarse a lo dispuesto en las matrices de riesgo, que en todo caso requieren asunciones justas y coherentes con las realidades del proyecto. Para esto, es posible la generación de comités en los que, con áreas técnicas, de gestión, construcción y operaciones, se definan posibles asuntos a superar en una etapa temprana del proyecto.
(ii) Analizar cláusulas que puedan ser susceptibles de posibles diferencias de interpretación y aplicación, y en ese sentido, plantear escenarios con probabilidades, acciones y soluciones eventuales. Esto se recomienda en conjunto con los equipos que se relacionen directamente con la aplicación de las estipulaciones en el proyecto.
(iii) Consolidar una base de datos organizada cronológicamente con la historia del proyecto, correspondencia cruzada con procesos claros para remitir información, presentar solicitudes y reclamaciones. Asimismo, mantener la trazabilidad de asuntos críticos y de especial atención por su relevancia jurídico-contractual. Ello permitirá contar con una sólida historia al momento de presentar reclamaciones, solicitudes o en controversias contractuales.
(iv) Mantener la información de ejecución programática y financiera consolidada, de tal suerte que se tenga un panorama de posibles impactos en el plazo y en el costo del contrato. Asimismo, establecer soluciones técnicas, programáticas y financieras ante eventuales afectaciones, de la mano con las áreas involucradas.
En resumen, una adecuada gestión contractual de un proyecto amerita la integración entre los diferentes actores que se involucran en él, pues con ello se podrán mitigar riesgos y gestionar efectivamente soluciones a diferencias que surjan. Así, la correcta gestión contractual de proyectos es, sin duda, un GPS para navegar en la complejidad de los contratos estatales.
