Particularidades de la reunión por derecho propio

La rigidez de la norma, no siempre responde a las necesidades de las sociedades comerciales actuales.

A propósito de la obligación consagrada en el artículo 422 del Código de Comercio, referente a la celebración de la reunión ordinaria del máximo órgano social al menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos o, en su defecto, dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento del ejercicio, el legislador prevé una reunión especial denominada “reunión por derecho propio”. Esta reunión tiene lugar cuando quienes están encargados de convocar la reunión ordinaria no lo hacen oportunamente o lo hacen de manera indebida. En tal caso, el máximo órgano social se reunirá por derecho propio el primer día hábil de abril, a las diez de la mañana, en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Asimismo, el artículo 429 del Código de Comercio establece que a estas reuniones les serán aplicables las reglas de quórum y mayorías previstas para la reunión de segunda convocatoria. En consecuencia, el quórum deliberatorio estará compuesto por un número plural de asociados, cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada, y el quórum decisorio corresponderá a la mitad más una de las acciones representadas, salvo que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial para determinadas decisiones.

Adicionalmente, dado el carácter imperativo de estas normas, sus condiciones no pueden ser modificadas estatutariamente. En caso de pactarse algo distinto, la reunión perderá su carácter de derecho propio y se considerará una reunión extraordinaria del máximo órgano social.

Por otro lado, la doctrina vigente de la Superintendencia de Sociedades ha reiterado que: (i) se entiende que no hay convocatoria cuando esta no se ha efectuado o cuando la citación ha omitido algún requisito en cuanto a medio, antelación o persona facultada para realizarla, (ii) en las sociedades que no tengan oficinas de administración en la sede de su domicilio principal, no podrán realizarse este tipo de reuniones, pues no se cumpliría con el requisito normativo respecto al lugar de celebración, (iii) si en las oficinas de administración de la sociedad se labora habitualmente los días sábados, estos se consideran hábiles para efectos de la reunión, (iv) cuando procede la celebración de la reunión por derecho propio, los asociados tienen la posibilidad de ejercer el derecho de inspección en las condiciones establecidas por la ley, (v) en el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.), el quórum para las reuniones por derecho propio podrá conformarse con un número de accionistas que no necesariamente debe ser plural[1], (vi) estas reuniones no pueden llevarse a cabo mediante comunicación simultánea o sucesiva (reuniones no presenciales). (vii) la reunión por derecho propio solo procede cuando la reunión ordinaria debe realizarse dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento del ejercicio, y (viii) en las S.A.S. es viable establecer en los estatutos que no habrá en ningún caso reunión por derecho propio[2].

Dicho lo anterior, si bien la reunión por derecho propio busca garantizar que los asociados puedan reunirse anualmente y ejercer sus derechos, en la práctica pueden surgir dificultades en su aplicación. La rigidez de la norma, al establecer un día y hora específicos, no siempre responde a las necesidades de las sociedades, especialmente aquellas con estructuras descentralizadas o sin una oficina de administración en su domicilio principal. Además, la prohibición de realizar estas reuniones de manera no presencial puede representar una barrera en un entorno empresarial donde la virtualidad ha cobrado relevancia. En este sentido, resulta pertinente cuestionar si la regulación vigente es adecuada para la dinámica actual de las sociedades o si sería necesario flexibilizar ciertos aspectos para garantizar su efectividad sin afectar la seguridad jurídica.

[1] Oficio 220-133875 del 30 de mayo de 2024 – Superintendencia de Sociedades.
[2] Oficio 220-094002 del 27 de mayo de 2016 – Superintendencia de Sociedades.