(…) Para cumplir con la obligación de registro, se recomienda que el documento privado incluya, entre otros…
Andrés Eduardo Rodríguez G.
of Law
Candidate at Franklin Pierce School
of Law
Como cada año, el sector empresarial se prepara para cumplir con la obligación de renovar la matrícula mercantil. Sin embargo, aunque esta es una de las exigencias más conocidas del registro mercantil, no es la única que debe tenerse en cuenta.
En efecto, es común que muchos empresarios, ya sea por desconocimiento o descuido, omitan su deber de revelar e inscribir una situación de control y/o grupo empresarial, lo que puede derivar en sanciones significativas.
Por ejemplo, la semana pasada, la Superintendencia de Sociedades impuso una multa de COP $39.500.000 al señor Jorge Mattos Barrero por declarar extemporáneamente su calidad de controlante conjunto sobre varias sociedades. Asimismo, lo sancionó con COP $19.500.000 por no inscribir oportunamente el control ejercido sobre otras entidades.[1]
Por ello, vale la pena repasar algunos aspectos claves sobre este tema.
1. Existencia de situación de control:
El artículo 26 de la Ley 222 de 1995 establece que una sociedad será subordinada o controlada cuando su poder de decisión esté directa o indirectamente sujeto a la voluntad de otra entidad denominada matriz o controlante.
Tipos de control:
- Filial: Cuando existe un control directo por parte de la matriz.
- Subsidiaria: Cuando el control es indirecto, debido a que se ejerce con el concurso o por intermedio de otras entidades subordinadas de la matriz.
Formas en las que se puede ejercer el control:
El control puede ser ejercido de:
- Forma individual: Cuando una persona natural o jurídica ejerce el control por sí misma.
- Forma conjunta: Cuando varias personas actúan en común, lo que puede evidenciarse a través de:
- Participación conjunta en el capital de varias empresas.
- Coincidencia en cargos de representación legal.
- Actuación en bloque en los órganos sociales, entre otros.
Presunciones de subordinación:
Una sociedad se presume subordinada si se encuentra en alguno de los siguientes casos:
- Control interno por participación: Cuando más del 50% del capital pertenece a la matriz o sus subordinadas, sin contar acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto.
- Control interno por el derecho a emitir votos constitutivos de mayoría mínima decisoria:Cuando la matriz o sus subordinadas tienen, individual o conjuntamente, el derecho de emitir la mayoría mínima decisoria para tomar decisiones en la asamblea o junta de socios, o elegir la mayoría de miembros de la junta directiva, si la hubiere.
- Control externo u contractual: Cuando la matriz, directamente o a través de sus subordinadas, ejerce influencia dominante en la toma de decisiones de los órganos de administración mediante actos o negocios jurídicos con la sociedad controlada o sus socios.
- Control no societario: Cuando una o varias personas naturales o jurídicas de naturaleza no societarias ejercen, directa o indirectamente, control bajo los supuestos anteriores.
2. Configuración de un grupo empresarial:
Un grupo empresarial se configura cuando, además del vínculo de subordinación, existe unidad de propósito y dirección, es decir, las entidades comparten un mismo objetivo determinado por la matriz o controlante.
Frente a esta figura, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La subordinación no implica automáticamente la existencia de un grupo empresarial.
- No es necesario que las empresas tengan el mismo objeto social para formar un grupo empresarial.
- La unidad de propósito y dirección se evidencia cuando, además de compartir administradores, hay procesos de integración vertical u horizontal, existan políticas comunes administrativas, contables, en materia de recursos humanos, en planeación, entre otros, que evidencien que finalmente existen importantes objetivos comunes.[2]
3. Obligación de registro mercantil:
Cuando se configura una situación de control o grupo empresarial, la matriz o controlante debe inscribir este hecho mediante documento privado ante la Cámara de Comercio correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los 30 días siguientes a su configuración.
Sanciones por incumplimiento:
En caso de incumplimiento, la Superintendencia de Sociedades podrá ordenar la inscripción y sancionar con multas de hasta 200 SMLMV, como hemos visto que ocurrió.
¿Quiénes están obligados a registrar esta información?
- Todas las personas que actúen como matrices o controlantes de sociedades, ya sean nacionales o extranjeras.
- En casos de control conjunto, la inscripción debe ser realizada por todos los controlantes conjuntos.
Requisitos del documento privado:
Para cumplir con la obligación de registro, se recomienda que el documento privado incluya, entre otros:
- El nombre, domicilio y nacionalidad del controlante real.
- Indicación de si el control es individual o conjunto.
- Identificación de las entidades a través de las cuales se ejerce el control (en caso de control indirecto).
- Listado de todas las sociedades vinculadas al grupo empresarial o situación de control.
- Descripción de la actividad de las sociedades vinculadas.
- Explicación del presupuesto que da lugar a la situación de control o grupo empresarial.
- Fecha en la que se configuró la relación de control o grupo empresarial.
El cumplimiento de esta obligación de registro no solo evita sanciones, sino que también garantiza transparencia y seguridad jurídica en el mercado.
[1] https://acortar.link/3QclEX
2 Superintendencia de Sociedades, Guía práctica régimen de matrices y subordinadas (2010).
[1] https://acortar.link/3QclEX
[2] Superintendencia de Sociedades, Guía práctica régimen de matrices y subordinadas (2010).
