No obstante, la entidad ministerial no indicó expresamente la obligación de remitir un correo electrónico masivo a los trabajadores informándoles acerca de la solicitud de horas extras, como si ocurre, por ejemplo, cuando se modifica el Reglamento Interno de Trabajo, conforme lo establece el artículo 119 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 17 de la Ley 1429 de 2010.
Gabriela Sarmiento Orjuela
Liévano Laserna
Uno de los temas que más resuena actualmente entre las compañías es la obligación de solicitar la autorización de horas extras ante el Ministerio del Trabajo cuando la misma no cuente con un término de vigencia específico, en atención a lo dispuesto en la reciente Resolución 3031 de 2023.
La solicitud deberá efectuarse dentro de los seis meses siguientes a la emisión de la resolución, pues una vez se supere el término, la entidad ministerial interpondrá las sanciones a las que haya lugar.
Ahora, lo anterior se configuró a causa de que ninguna empresa puede contar con una autorización de horas extras a término indefinido, situación que ocurría en el año 2014, debido a que algunas Direcciones Territoriales expidieron autorizaciones sin un término de vigencia específico.
Como consecuencia de lo anterior, el Ministerio del Trabajo emitió la Circular 0069 el pasado 20 de septiembre de 2023, en la cual estableció los criterios para autorizar o negar las solicitudes de horas extras y, en el numeral cuarto, dispuso la necesidad de fijar, en todos los lugares o establecimientos de trabajo, copia de la solicitud de horas extras para que sea conocida por todos los colaboradores y, en caso de ser necesario, se pronuncien sobre la misma. No obstante, esta obligación fue redactada de manera general, sin que la entidad ministerial indicara expresamente la obligación de remitir un correo electrónico masivo a los trabajadores, mediante el cual se les informe sobre la solicitud de horas extras.
Sin embargo, ¿Qué pasa con las empresas cuyos trabajadores laboren a distancia v.gr. a través de modalidades como el teletrabajo o el trabajo remoto?
Nótese que la norma en ningún momento establece que se deba enviar una comunicación o correo electrónico masivo a los trabajadores, de suerte que debe considerarse como una opción ante situaciones como las descritas, en aras de cumplir con la obligación de poner en conocimiento a los trabajadores de la solicitud.
Sobre esa base, las empresas tienen la obligación de solicitar las horas extras al Ministerio del Trabajo y en la solicitud deberán: (i) presentar la solicitud de autorización ante la Dirección Territorial de su domicilio principal, sin importar que hayan distintos centros de trabajo, (ii) detallar la relación de cargos para los cuales se solicita la autorización, (iii) indicar expresamente si hay o no organización sindical y (iv) anexar la certificación por parte de la ARL a la cual se encuentre afiliado en la cual se establezca las exigencias de la carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos a los que se requiera trabajar horas extras.
Por último, respecto de la obligatoriedad de la circular, es preciso señalar que la misma es vinculante, pues en ella se crea una situación jurídica en torno a la autorización de horas extras y se establecen consecuencias en caso de incumplimiento, según las disposiciones del artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo. Por tanto, no se trata de una simple recomendación, concepto o instrucción, máxime cuando, de no cumplirla, la consecuencia primaria será la negativa de la entidad en reconocer la autorización que requiere el empleador.
Gabriela Sarmiento es Asesora Laboral Álvarez Liévano Laserna, Especialista en Derecho Laboral de la Pontificia Universidad Javeriana. Abogada de la Universidad del Rosario.
