«Si bien estamos ante una situación que está directamente relacionada con el tratamiento que debe darse a los datos de una persona, y en ese sentido debemos entrar a verificar cuáles son las finalidades para las que fue autorizado el tratamiento por parte del titular de la información, en este caso, por parte del trabajador; la empresa no puede inobservar las obligaciones y las prohibiciones que tiene como empleador.»
Natalia Chavarro Bocanegra
Asociada Due Legal
Al iniciar una relación laboral, usualmente las empresas incluyen cláusulas de autorización tratamiento de datos personales de sus trabajadores, los cuales se sujetan tanto a la Política de Tratamiento de Datos implementada por esta, como a la Ley 1581 de 2012 y las normas que han desarrollado materia.
En reiteradas ocasiones, nuestros clientes han manifestado su preocupación frente al manejo que deben darle a información relacionada con antiguos trabajadores, todo esto en el marco de procesos de selección, bien sea porque ellos la requieran o porque terceras personas la solicitan a sus respectivas áreas de recursos humanos.
Si bien estamos ante una situación que está directamente relacionada con el tratamiento que debe darse a los datos de una persona, y en ese sentido debemos entrar a verificar cuáles son las finalidades para las que fue autorizado el tratamiento por parte del titular de la información, en este caso, por parte del trabajador; la empresa no puede inobservar las obligaciones y las prohibiciones que tiene como empleador.
Es por esto, que en estos casos debemos hacer referencia a dos normas del Código Sustantivo del Trabajo. Por un lado, el artículo 57 señala que los empleadores tienen la obligación de expedir certificaciones laborales a antiguos trabajadores, cuando ellos así lo requieran. Señala también, que el contenido de estos certificados debe incluir (i) Tiempo de servicio; (ii) Índole de la labor y (iii) Salario devengado.
Por el otro, prohíbe a los empleadores incluir en las certificaciones mencionadas, información que pueda eventualmente perjudicar al trabajador al momento de buscar iniciar una relación laboral con un nuevo empleador.
En ese sentido, brindar una referencia negativa de conformidad con la relación laboral que hubo entre las partes, podría entenderse con un incumplimiento del empleador a la prohibición mencionada que podría derivar en lo que se ha denominado responsabilidad directa de las personas jurídicas por el hecho de sus agentes.
De manera que, lo más recomendable para un empleador es no entregar reportes o referencias negativas de sus antiguos trabajadores. En caso de que les sea solicitada información relacionada con un antiguo trabajador, el empleador no estará obligado a revelar nada más allá del tiempo de servicio, la índole de la labor desarrollada en vigencia de la relación laboral y el salario devengado.
