Autor: Jennifer Alexandra Guevara
Universidad del Rosario.
En muchas oportunidades, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, se cuestionan si documentos como: las copias físicas de facturas, los recibos o cuentas de cobro digitalizadas, que reciben de ciertos establecimientos de comercio o de personas naturales con quienes contratan, les sirven como soporte tributario para: (i) tomar como deducciones en la declaración del impuesto de renta y complementarios estos gastos en los que incurren, y (ii) llevar como IVA descontable en la declaración del impuesto sobre las ventas el IVA pagado a sus proveedores, o si por el contrario estos documentos deben ser físicos y originales.
Para resolver la anterior inquietud es necesario remitirse al artículo 771-2 del Estatuto Tributario en el que se establece que para que sea procedente tomar fiscalmente tomar como deducciones o impuestos descontables los costos en los que se incurre, los soportes (facturas de venta y documentos equivalentes a factura), deben contener los siguientes requisitos establecidos con los artículos 617 y 618 del mismo estatuto.
| Requisitos Factura de Venta | Requisitos Documento Equivalente |
| · Nombre y apellidos o NIT del vendedor o de quien presta el servicio. · Nombre y apellidos o NIT del adquirente de los bienes o servicios, discriminado el IVA pagado. · Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración. · Fecha de su expedición. · Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. · Valor total de la operación | · Nombre y apellidos o NIT del vendedor o de quien presta el servicio. · Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración. · Fecha de su expedición. · Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. · Valor total de la operación |
En consecuencia, para efectos de tomar el IVA como descontable o el gasto como deducible en el impuesto de renta, es indistinto que una factura de venta o documento equivalente se encuentre en formato físico o digital, o sea original o copia, debido a que no hacen parte de los requisitos para tal fin. Pese a que el artículo 617 se señala que para efectos tributarios la expedición de la factura consiste en entregar el original de la misma, debe entenderse que este requisito hace parte de las obligaciones que debe cumplir quien factura, pero no como un requisito para el objetivo descrito en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Además, para efectos probatorios durante una visita por parte de la administración tributaria en la que se exija la exhibición de tales soportes, o en un proceso de fiscalización en sede administrativa o judicial, es importante tener en cuenta la normatividad concordante que respalda la conclusión planteada anteriormente, Ley 1564 de 2012 o Código General del Proceso en el que se dispone mediante su artículo 246 que las copias tienen el mismo valor probatorio que el documento original.
Por lo anterior, se concluye que de acuerdo a la inquietud planteada inicialmente, (ii) los recibos de caja, las notas de contabilidad, o las cuentas de cobro, no son documentos válidos para efectos de tomar el IVA como descontable o el gasto como deducible en el impuesto de renta, pero sí son válidos para este fin, las facturas de venta, los documentos equivalentes, o los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y (ii) es indistinto que, la factura de venta o el documento equivalente a factura se encuentren en formato físico o digital, o sean originales o copias, lo importante es cumplir con los requisitos de la normatividad vigente para tal fin.
