El reembolso de incapacidades y licencias es un proceso clave en el sistema de seguridad social colombiano, donde los empleadores deben pagar a sus empleados por las incapacidades y luego solicitar el recobro ante las entidades pertinentes, como las EPS (Entidades Promotoras de Salud) y las ARL (Administradoras de Riesgos Laborales). Este artículo analiza los plazos legales que tienen los empleadores para efectuar el recobro de incapacidades y licencias, sustentado en normativas nacionales y en la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral, y el Ministerio de Trabajo.
Normativa sobre el Recobro de Incapacidades y Licencias
En Colombia, el marco legal que regula el recobro de incapacidades y licencias se deriva principalmente de la Ley 100 de 1993, que organiza el Sistema General de Seguridad Social, y de normativas posteriores como el Decreto 780 de 2016 y la Ley 1562 de 2012.
- Incapacidades laborales: Se otorgan cuando un trabajador no puede desempeñar sus funciones debido a una enfermedad común, accidente de trabajo o enfermedad profesional.
- Licencias de maternidad y paternidad: Son prestaciones obligatorias que el empleador paga al trabajador, pero puede solicitar su recobro ante las EPS.
1. Plazo para el Recobro de Incapacidades Laborales
El Decreto 780 de 2016 establece que los empleadores tienen tres años para solicitar el recobro de las incapacidades pagadas a los trabajadores. Este plazo comienza a contarse desde la fecha en que el empleador efectúa el pago al trabajador. La Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral ha ratificado que este plazo es inflexible, lo que significa que cualquier solicitud presentada fuera de este término será rechazada.
Sustento Legal
- Decreto 780 de 2016, Artículo 2.2.3.3: Este artículo define el plazo de tres años para el recobro de incapacidades laborales por parte de los empleadores.
- Ley 1562 de 2012: Reformó el sistema de riesgos laborales y complementó los plazos y procedimientos para el reconocimiento de incapacidades.
2. Plazo para el Recobro de Licencias de Maternidad y Paternidad
En cuanto a las licencias de maternidad y paternidad, el empleador tiene un plazo de un año para realizar el recobro ante la EPS correspondiente. Este plazo también se cuenta a partir de la fecha en que el empleador pagó la licencia al trabajador. La Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral ha respaldado este plazo, y el Ministerio de Trabajo ha publicado circulares recordando a los empleadores la importancia de cumplir con este término.
Sustento Legal
- Decreto 780 de 2016, Artículo 2.2.3.5: Establece el plazo de un año para que el empleador solicite el recobro de licencias de maternidad y paternidad.
- Ley 1822 de 2017: Amplía el tiempo de las licencias de maternidad y paternidad, y detalla los derechos de recobro para los empleadores.
Requisitos para el Recobro
El Ministerio de Salud y las EPS establecen una serie de requisitos para que los empleadores puedan presentar las solicitudes de recobro. Entre los documentos necesarios están:
- Certificados médicos.
- Planillas de pago al Sistema de Seguridad Social Integral.
- Comprobantes de pago al trabajador por concepto de incapacidad o licencia.
La correcta presentación de estos documentos es fundamental para garantizar que la EPS o ARL no rechace la solicitud de recobro. La pérdida del plazo implica que el empleador deberá asumir el costo total, afectando potencialmente su estabilidad financiera.
Sanciones y Consecuencias por No Cumplir con los Plazos
El no cumplir con los plazos para el recobro de incapacidades y licencias conlleva la pérdida del derecho al reembolso de estas sumas por parte de la EPS o ARL. En términos prácticos, esto implica que el empleador tendrá que asumir la totalidad del pago sin posibilidad de solicitar recobro.
Aunque no se imponen sanciones directas como multas, el impacto financiero para la empresa puede ser considerable si no se gestiona adecuadamente el cumplimiento de los plazos. Asimismo, es posible que se presenten auditorías de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) si los pagos o reportes relacionados con las incapacidades o licencias no se realizan correctamente.
Jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia y Orientaciones del Ministerio de Trabajo
La Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral, ha sido clara en múltiples sentencias respecto a la importancia de los plazos para el recobro de incapacidades y licencias. En diversos fallos, la Corte ha señalado que estos plazos son irrenunciables y que el incumplimiento por parte del empleador resulta en la pérdida automática del derecho a recobrar.
Además, el Ministerio de Trabajo ha emitido lineamientos a través de circulares y resoluciones para garantizar que los empleadores comprendan sus responsabilidades. Estas orientaciones enfatizan la necesidad de seguir el procedimiento adecuado para el recobro y cumplir estrictamente con los plazos.
Conclusión: Importancia de Cumplir con los Plazos Legales
El recobro de incapacidades y licencias es un procedimiento esencial para que los empleadores puedan recuperar las sumas pagadas a los trabajadores. La normativa colombiana, amparada en la Ley 100 de 1993, el Decreto 780 de 2016, y la Ley 1562 de 2012, establece claramente los plazos de tres años para incapacidades y un año para licencias de maternidad y paternidad.
Cumplir con estos plazos no solo garantiza el reembolso de estos montos, sino que también protege a las empresas de posibles sanciones financieras. La Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral, y el Ministerio de Trabajo han sido enfáticos en la necesidad de respetar estos términos para garantizar la estabilidad del sistema de seguridad social y el equilibrio económico de las empresas.
Es recomendable que los empleadores implementen sistemas efectivos de gestión y control para garantizar el cumplimiento de los plazos y evitar problemas financieros derivados del incumplimiento.
