Retención en la fuente por salarios

El Consejo de Estado señaló con relación al artículo 383 del Estatuto Tributario (ET) que, toda persona, sociedad de hecho, comunidad organizada, o sucesión ilíquida, que efectué pagos por concepto de salarios originados en una relación laboral, legal, o reglamentaria deben actuar como agentes de retención en la fuente a título de renta. (Consejo de Estado, Sección Cuarta. (31 de julio de 2014) Radicación 11001-03-27-000-2011-00005-00 (18638). CP. Carmen Teresa Ortiz De Rodríguez), esto, de conformidad con la doctrina institucional de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en oficio N°77394 de 2013, en el que expresó, “todos los pagos provenientes de una relación laboral o legal y reglamentaria son gravados y por consiguiente sometidos a retención en la fuente, salvo aquellos que la ley expresamente los considere como exentos del impuesto sobre la renta”.

Por otra parte, el artículo 383 del ET modificado por la Ley 2010 del 2019 establece las tarifas en Unidad de Valor Tributaria (UVT) que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por salarios, es preciso señalar que, la UVT es la medida que permite ajustar los valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la DIAN, esta medida se ajusta anualmente en la variación del índice de precios al consumidor por ingresos medios, certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), en el periodo comprendido entre el primero de octubre del año anterior al gravable y la misma fecha del año inmediatamente anterior a este (ET, 1989, art. 868 inciso 1), en ese sentido, la DIAN en Resolución N ° 000111 de diciembre de 2020, en desarrollo del artículo 868 del ET, dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2021, el cual quedó en $36.308 pesos. La tabla expuesta a continuación enuncia las tarifas aplicables a la retención en la fuente por salarios del artículo 383 del ET.

Como se puede observar, es una tabla progresiva, y los rangos corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, es decir, una vez se han disminuido los valores correspondientes a los conceptos que el ET permite retirar para reducir la base sujeta a retención.

En todo caso, se deben tener en cuenta la totalidad de los pagos provenientes de la relación laboral, de ahí que, el artículo 103 del ET establezca que, “se consideran rentas exclusivas de trabajo, las obtenidas por personas naturales por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales”.

Ahora bien, para obtener la base de la retención en la fuente por concepto de rentas de trabajo, el artículo 388 del ET, establece que, para la depuración de la base del cálculo de la retención en la fuente, se pueden detraer, por una parte, los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta, ni ganancia ocasional. Con relación a estos ingresos no constitutivos de renta, la DIAN en oficio N.º 04884 de febrero 24 de 2017, señaló, a. Los apoyos económicos para estudio (ET, 1989, art. 46); b. Los aportes obligatorios a pensiones que realice el trabajador o su empleador (ET, 1989, art. 55); c. Los aportes obligatorios a salud (ET, 1989, art. 56); y d. Los reembolsos de gastos de manutención, alojamiento y transporte, ya que, tales pagos son un gasto de la empresa y no un ingreso del trabajador pues no incrementan su patrimonio. El trabajador para ello debe entregar las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso.

Y, por otra parte la norma dispone que se puede detraer las deducciones señaladas en el artículo 387 del ET, y las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas, al respecto la DIAN enunció,  a. Los pagos por alimentación del trabajador o su familia, que efectúen los empleadores a favor de terceras personas, al igual que los pagos por concepto de compras de vales para la adquisición de alimentos (ET, 1989, art. 387 – 1); b. La deducción por dependientes en los términos señaladas en el artículo 387; c. Los interés pagados en créditos de vivienda  (hipotecarios y leasing habitacional) (ET, 1989, art. 119); y d. Los pagos efectuados a medicina prepagada y seguros de salud en beneficio del trabajador, su cónyuge, hijos o dependientes.

Del mismo modo, se pueden restar las rentas, a. Contempladas en el artículo 206 del ET; b. Los aportes voluntarios al fondo de pensiones (ET, 1989, art. 126 -1); c. Los depósitos en cuentas de ahorros para fomento de la construcción (ET, 1989, art. 126-4).

No obstante, el artículo 388 del ET numeral 2 expresa, que la suma total de estas deducciones y rentas exentas no podrán superar el 40% de los ingresos netos, sin exceder anualmente 5.040 UVT, lo que para el año 2021 son $182’992’000 pesos.

El ET contempla dos procedimientos para determinar la retención en la fuente por salarios, a los dos métodos se les son aplicables los mismos descuentos y beneficios, lo que cambia es la forma de determinar la base sujeta a retención.

Respecto del procedimiento número 1, el artículo 385 del ET dispone que se realiza mensualmente, de ahí que, dependa exclusivamente de los pagos realizados en ese periodo.  La prima de servicios en este método se cuenta de manera independiente, pues, la prima es un pago que se efectúa cada 6 meses y no mensualmente (DIAN, Concepto N° 068294 de octubre 25 de 2013).

Y, respecto del procedimiento número 2, el artículo 386 del ET lo contempla como un cálculo que se realiza cada seis meses, en junio y en diciembre de cada año con el promedio de los 12 meses anteriores. Ese cálculo arroja el porcentaje fijo de retención que se aplicará en el semestre siguiente, mes a mes.

En este orden de ideas, el ET prevé dos opciones para el cálculo de la retención en la fuente por salarios, excluyentes entre sí, el primero con un cálculo mensual y el segundo con un cálculo semestral. Indistintamente de que método se escoja, les será restado los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta, ni ganancia ocasional, y las deducciones señaladas en el artículo 387 del ET, así como las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas. En este sentido, se precisa que la retención en la fuente es un mecanismo anticipado del pago del impuesto de renta, que, según el artículo 365 del ET, tiene como finalidad facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del tributo, por lo que, toda persona que efectué pagos salariales debe actuar como agente retenedor.