De los expedientes judiciales y la legitimación para acceder a ellos

«Los jueces deben garantizar que todos los sujetos procesales conozcan las actuaciones que se surtan en el proceso judicial(…)»

Para nadie es un secreto que, en virtud del artículo 74 de la Constitución Política, el acceso a los documentos públicos es un derecho del que gozan todas las personas y, cualquier restricción a ese derecho, solo lo puede establecer el legislador.

El ejercicio de la administración de justicia no escapa a esta regla general.

Según los cánones del artículo 228 Superior, la administración de justicia corresponde a una función según la cual sus actuaciones deben ser públicas, con las excepciones que establezca la ley.

La comunidad en general tiene el derecho de enterarse de las decisiones tomadas por la administración de justicia, sin desatender las limitaciones que imponga el legislador.

Sin embargo, ese derecho, al menos en materia de administración de justicia, se materializa en dos eventos diferentes.

El primero, en el marco del derecho al debido proceso, por lo que los jueces deben garantizar que todos los sujetos procesales conozcan las actuaciones que se surtan en el proceso judicial, entre otras, por medio del régimen de notificaciones de providencias judiciales.

Al respecto, no se puede perder de vista que el artículo 123 del Código General del Proceso establece los sujetos que pueden examinar los expedientes judiciales, a saber: (i) las partes, sus apoderados y los dependientes autorizados; (ii) los abogados inscritos que no tengan la calidad de apoderados de las partes. Estos podrán examinar el expediente una vez se haya notificado a la parte demandada; (iii) los auxiliares de la justicia en los casos donde estén actuando, para lo de su cargo; (iv) los funcionarios públicos en razón de su cargo; (v) las personas autorizadas por el juez con fines de docencia o de investigación científica, y (vi) los directores y miembros de consultorio jurídico debidamente acreditados, en los casos donde actúen.

El segundo escenario, como protección del derecho al acceso a la información pública, se materializa en que los ciudadanos puedan conocer las decisiones judiciales.  Por lo tanto, por regla general, las decisiones judiciales pueden ser objeto de consulta por cualquier persona, salvo que se configure un escenario de reserva legal que lo impida.

Entonces, ¿El derecho fundamental de acceso a la información pública habilita a que todas las personas accedan a cualquier expediente judicial? No.

Parece una respuesta a la que se puede llegar de manera sencilla, sin embargo, en la práctica son múltiples las solicitudes, verbales o escritas, de acceso a expedientes, sin legitimación para ese efecto, que reciben los operadores judiciales.

Es tan marcado el desconocimiento de estas reglas, que mediante Sentencia T – SU 355 de 2022 (13 de diciembre de 2022), la Corte Constitucional protegió el derecho a la intimidad personal y familiar de una ciudadana, ya que un juzgado de familia publicó en su micrositio web ciertas piezas procesales que contenían datos e información sensible relacionados con un proceso de cesación de efectos civiles del matrimonio católico.

En esa oportunidad, la Corte Constitucional hizo un análisis riguroso de (i) el derecho de acceso a la información pública; (ii) el principio de publicidad en las actuaciones de los jueces; (iii) el derecho a la intimidad personal y familiar, y (iv) la normativa sobre la publicación de contenidos y responsabilidades de los diferentes actores en el portal web de la Rama Judicial. Por lo tanto, es una sentencia de lectura obligatoria sobre estas materias.