«Contar con una política de tratamiento de datos personales y/o aviso de privacidad no es suficiente para cumplir con la regulación actual en materia de datos personales.»
Natalia Ortegón Cortázar
Universidad Santo Tomás
Lamentablemente, un gran número de empresas creen que al contar con una política de protección de datos personales y/o un aviso de privacidad cumplen con la regulación aplicable en materia de datos personales. Es más, hay quienes consideran que incluir políticas internas relacionadas con la protección de los datos resulta innecesario y hasta un saludo a la bandera.
Sin embargo, el Decreto 1075 de 2015 en su capítulo 25 regula diversos aspectos no previstos por la Ley 1581 de 2012; entre ellos, la adopción de un procedimiento interno que comprenda lo concerniente a la actualización, supresión y rectificación de datos personales, así como la revocatoria de la autorización por parte de los responsables y encargados del tratamiento de los datos. Lo anterior con el fin de que los titulares de los datos conozcan de forma clara y completa el proceso que deben surtir ante el responsable y/o encargado del tratamiento para que puedan ejercer sus derechos de habeas data.
Este procedimiento, además, de estar consagrado en la política de tratamiento de datos personales de los responsables y encargados del tratamiento de datos también, debe ser previsto dentro de una política interna efectiva. Es preciso aclarar, que de acuerdo al artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1075 los responsables y encargados del tratamiento deben acoger políticas internas efectivas y apropiadas donde garanticen: i) la existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas que cumplan lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1075; ii) acoger mecanismos internos, para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación dentro de la compañía; iii) la adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento.
Lo descrito es de vital importancia toda vez que, en el evento en que la Superintendencia de Industria y Comercio inicie una actuación administrativa -ya sea por la presentación de una queja por parte de un titular o de oficio- deberá tener en cuenta las medidas y políticas implementadas por los responsables y encargados del tratamiento dentro de su compañía.
Natalia es Abogada Cum Laude. Actualmente es miembro de la Red Juvenil de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. Es especialista en Derecho Comercial de la Universidad del Rosario. Fue representante y oradora principal en el Tercer Concurso de Derecho Societario 2019 en la Universidad de los Andes; Becaria por la Asociación Colombiana de Derecho Internacional (ACCOLDI) del curso intensivo de Derecho Internacional: Defensa y protección de Derechos humanos y arbitraje de inversión. Realizó un curso sobre Financial Markets en la Universidad de Yale mediante la plataforma Coursera, y un curso general de Propiedad Intelectual de la OMPI. Se desempeña en temas relacionados con el Derecho Corporativo, Derecho Administrativo y Régimen cambiario.
