Elegir entre el Régimen Simple de Tributación (RST) y el Régimen Ordinario es una de las decisiones más importantes que debe tomar todo empresario, emprendedor o profesional independiente en Colombia.
La elección correcta puede significar ahorros significativos en impuestos, mejor flujo de caja y una contabilidad más sencilla.
La equivocada, en cambio, puede llevar a pagar de más o perder beneficios fiscales valiosos.
En esta guía completa le explicaremos, con base en la legislación vigente a 2025, las diferencias clave entre ambos regímenes, sus ventajas, desventajas y cómo determinar cuál le conviene más según su tipo de negocio.
Redacción Lexir
¿Qué es el Régimen Simple de Tributación (RST)?
El Régimen Simple de Tributación, regulado por los artículos 903 al 916 del Estatuto Tributario (E.T.), es un sistema opcional que permite a personas naturales o jurídicas simplificar el cumplimiento de sus obligaciones tributariasmediante un impuesto unificado.
Según el artículo 903 del E.T., el RST sustituye los siguientes tributos:
Impuesto de renta y complementarios
Impuesto de industria y comercio consolidado (ICA)
Impuesto nacional al consumo (para algunos sectores)
Retenciones en la fuente (en la mayoría de los casos)
El propósito del régimen es facilitar el cumplimiento tributario y fomentar la formalización empresarial, especialmente para pequeños empresarios y profesionales independientes.
¿Cómo se calcula el impuesto en el RST?
En el RST, el impuesto se liquida sobre los ingresos brutos obtenidos durante el año, sin posibilidad de restar costos o deducciones.
La tarifa aplicable depende de:
El tipo de actividad económica (clasificada en grupos del 1 al 6 según la DIAN).
El rango de ingresos brutos anuales.
Por ejemplo, para 2025, las tarifas oscilan entre el 1,8% y el 14,5%, dependiendo del sector.
¿Qué es el Régimen Ordinario?
El Régimen Ordinario es el sistema tradicional de tributación del impuesto de renta.
En este, tanto las personas naturales como las jurídicas determinan su renta líquida gravable restando de sus ingresos los costos y deducciones permitidos por la ley.
De acuerdo con el artículo 26 del Estatuto Tributario, la base del impuesto es el resultado de:
“La suma de todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, menos los costos y deducciones imputables”.
Características principales del régimen ordinario
Se puede deducir todo gasto que cumpla con los requisitos de necesidad, causalidad y proporcionalidad (artículo 107 E.T.).
Las sociedades pagan actualmente una tarifa del 35% sobre la renta líquida.
Las personas naturales aplican tarifas progresivas dependiendo del nivel de ingresos.
Se deben presentar declaraciones anuales (Formulario 110 o 210).
Requiere una contabilidad completa y soporte documental riguroso.
Diferencias clave entre el Régimen Simple y el Ordinario
| Aspecto | Régimen Simple de Tributación (RST) | Régimen Ordinario |
|---|---|---|
| Base gravable | Ingresos brutos (sin deducciones) | Ingresos netos (después de costos y gastos) |
| Tarifa | Entre 1,8% y 14,5% según actividad | 35% (sociedades) o tarifas progresivas (personas naturales) |
| Declaración y pago | Bimestral (Formulario 2593) | Anual (Formulario 110 o 210) |
| Retenciones en la fuente | No aplica sobre ingresos recibidos | Aplica según tipo de operación |
| Deducciones | No permitidas | Permitidas según E.T. |
| ICA y Renta | Pagos consolidados | Pagos separados |
| Complejidad contable | Baja | Alta |
| Ideal para… | Emprendedores, independientes, pymes con baja carga de gastos | Empresas con altos costos o nómina significativa |
Ejemplos prácticos: cómo cambia el impuesto
Caso 1: Profesional independiente con pocos gastos
Un diseñador gráfico factura $120 millones al año y tiene gastos por $15 millones.
En el Régimen Ordinario, su renta líquida sería de $105 millones, pagando alrededor del 30% efectivo en impuesto de renta.
En el RST, podría pagar entre el 4% y 5% sobre ingresos brutos, es decir, entre $4,8 y $6 millones al año.
Resultado: le conviene el RST.
Caso 2: Empresa con altos costos operativos
Una empresa manufacturera factura $600 millones al año y gasta $400 millones en materia prima, personal y servicios.
En el Régimen Ordinario, su renta líquida sería de $200 millones, pagando el 35% (unos $70 millones).
En el RST, aplicando una tarifa promedio del 8%, pagaría $48 millones sobre ingresos brutos.
Aunque el valor parece menor, el RST le impediría deducir gastos futuros y mantener créditos fiscales, lo que a largo plazo podría afectar su rentabilidad.
Resultado: le conviene el Régimen Ordinario.
Requisitos y fechas clave para acogerse al RST
Según el artículo 909 del Estatuto Tributario, quienes deseen acogerse al RST deben hacerlo antes del 31 de enero de cada año gravable a través del Registro Único Tributario (RUT).
Requisitos principales:
No tener ingresos superiores a $3.800 millones anuales (2025).
Estar al día con la DIAN y no haber sido sancionado por evasión.
Cumplir con las obligaciones de facturación electrónica.
No pertenecer a sectores excluidos (por ejemplo, entidades financieras o grandes contribuyentes).
Marco normativo actualizado (2024–2025)
| Norma | Descripción | Vigencia |
|---|---|---|
| Ley 2010 de 2019 | Reitera el Régimen Simple y ajusta tarifas | Vigente |
| Decreto 1625 de 2016 (modificado 2024) | Reglamenta el RST y el procedimiento de inscripción | Vigente |
| Resolución DIAN 000042 de 2020 y 000165 de 2021 | Facturación electrónica y formalidades | Vigente |
| Concepto DIAN 0604 de 2023 | Aclaraciones sobre retención en el RST | Vigente |
| Proyecto de reforma tributaria 2025 | En discusión: busca ampliar beneficios para microempresas | En trámite |
Ventajas del Régimen Simple
Simplificación administrativa: un solo impuesto sustituye varios.
Menor carga contable y formal.
No se aplica retención en la fuente en la mayoría de los casos.
Facilita el cumplimiento del ICA al consolidarlo en la misma declaración.
Favorece la formalización empresarial de pequeños contribuyentes.
Desventajas del Régimen Simple
No permite deducir gastos ni costos.
Tarifas aplican sobre ingresos brutos, afectando negocios con márgenes reducidos.
Declaraciones más frecuentes (bimestrales).
No aplica para todos los sectores.
Puede afectar el flujo de caja en empresas con ventas altas pero utilidades bajas.
¿Cuándo conviene cada régimen?
| Tipo de contribuyente | Régimen recomendado | Motivo |
|---|---|---|
| Profesional independiente con baja carga de gastos | RST | Simplifica pagos y reduce tarifa efectiva |
| Pyme de servicios con márgenes altos | RST | Menos trámites, ahorro tributario |
| Empresa manufacturera o comercial con altos costos | Ordinario | Permite deducir gastos y optimizar impuestos |
| Sociedad con nómina amplia o inversión en activos | Ordinario | Planeación tributaria más eficiente |
| Nuevo emprendedor formalizando su negocio | RST | Fácil de administrar y cumplir obligaciones |
Recomendación experta
Antes de decidir, lo más prudente es simular el impacto tributario en ambos regímenes.
Un análisis financiero y fiscal comparativo le permitirá saber qué opción le genera menor carga impositiva sin arriesgar el cumplimiento.
💬 En general:
Si su rentabilidad es alta y sus costos bajos, el Régimen Simple es ideal.
Si su estructura de costos es significativa, quédese en el Régimen Ordinario.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Puedo cambiar de régimen en cualquier momento?
No. El cambio solo puede hacerse hasta el 31 de enero de cada año y se formaliza en el RUT.
2. ¿Qué pasa si me cambio y no me conviene?
Puede renunciar al RST y volver al Régimen Ordinario el siguiente año, notificando a la DIAN.
3. ¿Los del RST deben presentar declaración anual de renta?
No, presentan una declaración anual del impuesto unificado (Formulario 260), que incluye renta, ICA y consumo.
4. ¿Puedo estar en el RST si tengo empleados?
Sí. Tener trabajadores no impide pertenecer al RST, siempre que se cumplan los topes de ingresos y demás requisitos.
5. ¿Qué ventajas tiene frente al Régimen Ordinario en 2025?
Menos trámites, eliminación de retenciones, facilidad en ICA y posible ahorro tributario si los márgenes son altos.
Conclusión
No existe un régimen “mejor” universalmente.
La conveniencia depende de la naturaleza de su negocio, su estructura de costos, su nivel de ingresos y sus metas fiscales.
El Régimen Simple favorece a los independientes y pymes con baja carga de gastos.
El Régimen Ordinario sigue siendo el ideal para empresas estructuradas con altos costos deducibles y planeación fiscal avanzada.
