Esto es lo que deben saber las empresas sobre la actualización de datos para notificaciones judiciales.
Por: María Fernanda Bejarano 
y Nicolás Camelo
Introducción
La notificación judicial, constituye una garantía esencial del debido proceso. La evolución tecnológica y las nuevas dinámicas han transformado radicalmente la forma en que las partes deben cumplir sus deberes de comunicación con la administración de justicia. Dos decisiones recientes del Tribunal Superior de Bogotá —una del 4 de septiembre de 2025 y otra del 11 de septiembre de 2025— abordan, desde ópticas distintas, la misma problemática: la tensión entre el formalismo procesal tradicional y la responsabilidad de las partes frente al uso de los medios electrónicos y las direcciones incluidas en el registro mercantil como instrumentos válidos de notificación.
El correo electrónico como canal principal de notificación
La primera providencia, con ponencia de la magistrada Clara Inés Márquez Bulla, se enmarca en el contexto de la Ley 2213 de 2022, que incorporó de forma permanente los avances tecnológicos del Decreto 806 de 2020. Dicha norma consagra que la notificación personal puede realizarse mediante el envío del auto admisorio y sus anexos al correo electrónico registrado, y se entenderá surtida dos días hábiles después del envío.
En el caso analizado, una sociedad alegó no haber sido notificada válidamente por correo electrónico, argumentando que su certificado de existencia y representación legal advertía que no autorizaba dicho medio. El Tribunal rechazó esta postura, afirmando que el artículo 291 del Código General del Proceso impone una obligación, y no una facultad, de registrar dirección física y electrónica en la Cámara de Comercio, por lo cual ninguna persona jurídica puede negarse a recibir comunicaciones procesales por esa vía. En consecuencia, la notificación enviada el 22 de julio de 2024 se tuvo por válida el 25 del mismo mes, declarando extemporánea la contestación presentada en octubre.
Con esta decisión, el Tribunal reafirmó la notificación electrónica como deber procesal inderogable, reforzando el principio de eficiencia judicial frente a la renuencia o desactualización de las partes.
El registro mercantil, responsabilidad y no de excusa
De manera complementaria, la sentencia del magistrado Manuel Alfonso Zamudio Mora abordó el tema desde otra perspectiva: la notificación física remitida a la dirección registrada en la Cámara de Comercio. En el caso, una sociedad interpuso recurso extraordinario de anulación contra un laudo arbitral, alegando no haber sido debidamente notificada, pues las comunicaciones se enviaron a un inmueble donde ya no se ubicaba la sociedad desde 2022.
El Tribunal rechazó el argumento, al considerar que el domicilio utilizado coincidía con el registro mercantil vigente. De acuerdo con el artículo 291 del C.G.P., el comerciante tiene la obligación de mantener actualizada su información, y no puede alegar su propia negligencia como causal de nulidad.
¿Cómo evitar problemas con las notificaciones judiciales?
Es fundamental que toda persona jurídica mantenga actualizada su información en la Cámara de Comercio, especialmente la dirección física y el correo electrónico. La ley presume válidas las notificaciones enviadas a dichas direcciones, incluso si la sociedad ya no opera allí o si el correo no se revisa. Por eso, ante cualquier cambio de sede, representante o correo institucional, debe realizarse la actualización inmediata en el registro mercantil y verificar periódicamente que los datos sean correctos.
Asimismo, es clave revisar a diario el correo electrónico oficial, incluyendo spam, pues las notificaciones judiciales suelen enviarse por medios digitales y se entienden notificadas dos días hábiles después del envío, aunque no se abran. Ignorar un correo o contestar fuera del plazo legal puede significar perder el derecho a defensa. En suma, la prevención depende de la diligencia: actuar con orden, revisar los canales oficiales y responder oportunamente es la mejor forma de proteger los intereses de la empresa. Así las cosas, es recomendable para las empresas revisar tanto la bandeja de entrada principal como la de correo no deseado del correo electrónico registrado para notificaciones judiciales.
Conclusión
Las providencias citadas dan mayor claridad al régimen de notificaciones. El Tribunal Superior de Bogotá reafirma que la transición hacia la justicia digital exige una nueva ética de la diligencia: quien participa en el tráfico mercantil o judicial no puede alegar desconocimiento del proceso si no actualiza su registro o ignora los mensajes enviados a su dirección electrónica oficial.
Así, tanto en el plano arbitral como en el judicial, la notificación —ya sea física o electrónica— se erige como un instrumento de confianza, cuyo incumplimiento no puede premiar la negligencia, sino exigir responsabilidad. En definitiva, estas sentencias no solo unifican criterios, sino que promueven una visión moderna del debido proceso: una garantía que se sostiene sobre la buena fe, la transparencia y la diligencia.
María Fernanda Bejarano es Asociada Senior en las áreas de Solución de Conflictos e Insolvencia, Reestructuración & Liquidación de CMS Rodríguez-Azuero. Es abogada de la Universidad Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario y desde que se vinculó a la Firma en 2016, ha asesorado clientes nacionales y extranjeros en asuntos relacionados con regulación financiera y solución de conflictos en derecho civil, comercial y administrativo, incluyendo la representación de más de 500 víctimas afectadas por captación no autorizada de dineros del público.
Nicolás Camelo es estudiante de Derecho de la Pontificia Universidad Javeriana y Paralegal en el equipo de Solución de Conflictos de CMS Rodríguez-Azuero. Actualmente cursa el énfasis de Derecho Comercial Internacional y Derecho de Daños y es el director del Semillero de Investigación en Derecho Deportivo de la misma universidad.
