Guía completa sobre el contrato de aprendizaje en Colombia 2025: obligaciones, salarios, prestaciones, cuota de aprendices, monetización y sanciones del SENA.
Investigación y Redacción Lexir
El contrato de aprendizaje ha sido históricamente la herramienta que permite a los estudiantes combinar formación académica con experiencia práctica en empresas, mientras estas cumplen con una función social y fortalecen su talento joven.
Sin embargo, el panorama cambió radicalmente con la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral) y la Circular Externa 083 de 2025 del Ministerio del Trabajo, que transformaron la naturaleza jurídica del aprendizaje, aumentaron la protección de los aprendices y reforzaron la fiscalización a las compañías.
Hoy, entender estas nuevas reglas es clave para evitar sanciones millonarias, planificar costos laborales y cumplir con la responsabilidad social corporativa.
Esta guía explica de forma práctica y argumentada todo lo que debes saber: remuneración, seguridad social, cuota obligatoria de aprendices, monetización, fiscalización y jurisprudencia relevante.
1. Naturaleza jurídica: el aprendizaje ahora es un contrato laboral especial
Hasta 2025, el contrato de aprendizaje era un vínculo de formación con reglas propias y sin la mayoría de prestaciones laborales. La Ley 2466 de 2025 cambió este enfoque:
Lo convierte en un contrato laboral especial a término fijo, con duración máxima de tres (3) años.
Requiere forma escrita, indicando claramente modalidad (lectiva, práctica o dual), auxilio de sostenimiento, horario y plan formativo.
Reconoce expresamente estabilidad reforzada (embarazo, discapacidad u otras condiciones de especial protección).
Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral (Rad. 64832/2023): antes de la reforma ya reconocía estabilidad reforzada a aprendices vulnerables. Ahora, la Ley 2466 lo incorpora de manera expresa y obliga a indemnizar si se termina el contrato sin justa causa.
2. Remuneración: auxilio de sostenimiento con naturaleza salarial
Uno de los cambios más relevantes es que el auxilio de sostenimiento del aprendiz adquiere carácter salarial, generando prestaciones sociales y aportes a seguridad social.
Etapa lectiva: mínimo 75 % del salario mínimo legal mensual vigente (SMMLV).
Etapa práctica: 100 % del SMMLV.
Modalidad dual: 75 % en los períodos de estudio y 100 % en los períodos productivos (la empresa puede pactar pagar el 100 % todo el tiempo).
En programas universitarios o técnicos avanzados, el apoyo nunca puede ser inferior al SMMLV, incluso durante la fase lectiva.
Impacto para empresas:
El aprendizaje deja de ser una relación “económicamente ligera” y pasa a implicar costos similares a un contrato laboral ordinario.
3. Seguridad social y prestaciones sociales: cobertura plena
Con la reforma, el aprendiz debe estar protegido casi igual que cualquier otro trabajador:
Salud y riesgos laborales (ARL): obligatorios desde el inicio, incluso en la etapa lectiva.
Pensión: obligatoria durante la etapa práctica y en la modalidad dual.
Prestaciones sociales: cesantías, intereses, prima de servicios, vacaciones proporcionales y dotación cuando aplique.
Desde agosto de 2025, las empresas deben reportar aprendices en la PILA:
Etapa lectiva → cotizante tipo 19.
Etapa práctica → cotizante dependiente tipo 01.
Beneficio para el aprendiz: este tiempo cuenta como experiencia laboral certificada, un avance clave para su empleabilidad.
4. Cuota obligatoria de aprendices: cálculo actualizado
La obligación de tener aprendices sigue vigente, pero ahora es fiscalizada con mayor rigor y cruces automáticos de información entre SENA, UGPP y Ministerio de Trabajo.
Empresas con 15 o más trabajadores: deben vincular al menos 1 aprendiz.
Proporción: 1 aprendiz por cada 20 empleados.
Si hay una fracción de 10 o más trabajadores adicionales, se suma otro aprendiz.
Empresas con menos de 15 empleados no tienen obligación, pero pueden vincular voluntariamente.
Ejemplos claros:
Empresa con 18 empleados → 1 aprendiz.
Empresa con 35 empleados → 2 aprendices.
Empresa con 52 empleados → 3 aprendices.
⚖️ Fundamento legal: Ley 789 de 2002, modificada por la Reforma Laboral 2025 y desarrollada por la Circular Externa 083 de 2025.
5. Monetización: pago al SENA si no se cumplen las cuotas
Si una empresa obligada decide no contratar aprendices, puede cumplir pagando al SENA un valor mensual.
Tarifa: 1,5 SMMLV por cada aprendiz faltante.
Periodicidad: pago mensual, reportado en la PILA u otros sistemas del SENA.
La monetización no exime de fiscalización: el SENA revisa la planta reportada vs. nómina real.
5.1. Riesgos y sanciones por incumplir o reportar mal
La Reforma 2025 y la Circular 083 endurecieron el control:
a. Subregistro o datos desactualizados
Si la empresa reporta menos empleados para reducir cuota, el SENA y el Ministerio de Trabajo pueden multar hasta 5.000 SMMLV.
Se presume fraude si hay diferencias entre la planta informada y las planillas de seguridad social (PILA).
b. No pagar monetización
El SENA puede cobrar la deuda por vía coactiva, con intereses moratorios (art. 635 Estatuto Tributario).
El Ministerio de Trabajo puede imponer sanciones adicionales de hasta 5.000 SMMLV por reincidencia.
c. Cruces de información automáticos
SENA y UGPP cruzan datos de nómina y seguridad social.
Si se detectan inconsistencias, se recalcula la cuota y se exigen pagos retroactivos.
5.2. Buenas prácticas empresariales
Mantén actualizada la base de personal cada vez que cambie el número de empleados o estructura de cargos.
Responde de inmediato a requerimientos de actualización como el que recibiste (el SENA no fija fechas fijas anuales, actúa cuando detecta inconsistencias).
Adjunta siempre Certificado de Cámara de Comercio vigente (≤60 días).
Monetiza puntualmente si decides no contratar aprendices.
Conserva soportes documentales (contratos, pagos, comunicaciones).
6. Jurisprudencia clave para entender el nuevo régimen
Corte Constitucional – Sentencia C-038/22: la cuota de aprendices no vulnera la libertad de empresa porque cumple una función social de empleabilidad juvenil.
Corte Suprema – Rad. 80261/24: si el contrato de aprendizaje se termina sin justa causa, debe indemnizarse el tiempo faltante.
Consejo de Estado – Exp. 23044/2023: la monetización no libera de la obligación de reportar la planta real ni evita sanciones si hay fraude.
7. Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cada cuánto debo actualizar la planta ante el SENA?
No existe un calendario anual fijo. Debes actualizar cada vez que cambie tu número de empleados o cuando el SENA te lo solicite al detectar diferencias con PILA.
2. ¿Cómo calculo cuántos aprendices necesito?
1 aprendiz por cada 20 trabajadores. Si te sobran 10 o más sobre un múltiplo de 20, agregas otro. Empresas con menos de 15 empleados no están obligadas.
3. ¿Qué pasa si no cumplo con la cuota?
Debes pagar 1,5 SMMLV por aprendiz faltante (monetización). Si no lo haces, el SENA puede cobrar coactivamente y el Ministerio de Trabajo multar hasta 5.000 SMMLV.
4. ¿Los aprendices tienen todas las prestaciones?
Sí. Salud, ARL, pensión (en etapa productiva), cesantías, intereses, prima de servicios y vacaciones proporcionales.
5. ¿Cómo pago la monetización?
Se liquida mensualmente y se paga a través de la PILA u otros sistemas definidos por el SENA.
6. ¿Qué cargos puedo excluir de la base para calcular la cuota?
Solo vigilantes, mensajeros, aseadores y conductores, según el Acuerdo 09 del SENA.
Conclusión
El contrato de aprendizaje dejó de ser una figura “simple y económica” para convertirse en un régimen laboral especial robusto que exige a las empresas:
Remunerar adecuadamente y garantizar seguridad social completa.
Calcular y cumplir la cuota mínima o pagar monetización puntual.
Mantener la base de datos de trabajadores actualizada y transparente.
El incumplimiento puede derivar en sanciones de hasta 5.000 SMMLV, cobros retroactivos y procesos de fiscalización.
Cumplir no solo evita riesgos, sino que mejora la reputación corporativa, fortalece el talento interno y posiciona a la empresa como agente de cambio social.
