Afiliar a tus trabajadores al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) es fundamental para cumplir con la normativa laboral colombiana y garantizar la seguridad y bienestar de tu equipo. A continuación, te presento un tutorial detallado para guiarte a través de todo el proceso de afiliación.
Paso 1: Determina la Clase de Riesgo de tu Empresa
- Identifica la Actividad Económica Principal: Consulta tu Registro Único Tributario (RUT) para verificar la actividad económica que tienes registrada. Este será el primer paso para determinar la clase de riesgo de tu empresa.
- Consulta la Clasificación de Riesgos: Utiliza la tabla de clasificación de riesgos, disponible en el Decreto 1607 de 2002, para identificar la clase de riesgo (de I a V) que corresponde a la actividad económica de tu empresa.
- Evalúa el Riesgo Específico de Cargos: Si algunos cargos en tu empresa tienen un riesgo diferente al general de la empresa (por ejemplo, trabajos en altura o manejo de sustancias peligrosas), ajusta la clasificación del riesgo para esos cargos específicos.
Paso 2: Selecciona una Administradora de Riesgos Laborales (ARL)
- Investigación de ARLs: Investiga las diferentes opciones de ARLs disponibles en el mercado, como ARL SURA, Positiva Compañía de Seguros, y otras. Considera factores como la cobertura, servicios adicionales (como capacitaciones y asesorías), y costos.
- Contacto con la ARL: Una vez seleccionada la ARL, contacta a la entidad para iniciar el proceso de afiliación. Puedes hacerlo de manera presencial, en línea, o a través de un representante de la ARL.
Paso 3: Recolecta la Documentación Necesaria
- Documentos del Empleador:
- Registro Único Tributario (RUT).
- Fotocopia de la cédula del representante legal.
- Certificado de existencia y representación legal (si aplica).
- Información sobre la nómina de empleados y descripción de los cargos.
- Documentos de los Trabajadores:
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
- Información sobre el cargo y la jornada laboral.
Paso 4: Realiza la Afiliación de los Trabajadores
- Registro en la ARL: Accede al portal de la ARL elegida (por ejemplo, ARL SURA) y sigue las instrucciones para registrar a tu empresa y a cada uno de tus trabajadores. Asegúrate de ingresar correctamente todos los datos solicitados.
- Asignación de Clases de Riesgo: Durante el proceso de registro, deberás asignar la clase de riesgo correspondiente a cada trabajador, según su cargo específico y la actividad de la empresa.
- Confirmación de Afiliación: Una vez completada la inscripción, la ARL te proporcionará un comprobante de afiliación. Guarda este documento como parte de tus registros empresariales.
Paso 5: Realiza los Aportes al Sistema
- Calculo de Aportes: El aporte al sistema de riesgos laborales se calcula como un porcentaje del salario de cada trabajador, basado en la clase de riesgo asignada. Consulta la tabla de aportes proporcionada por la ARL para obtener las tasas específicas.
- Pago Mensual de Aportes: Realiza los pagos mensuales a la ARL a través de los canales habilitados por la entidad (pago en línea, bancos, etc.). Mantén un registro de todos los pagos realizados.
Paso 6: Implementa Medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Capacitación de los Trabajadores: Utiliza los recursos y programas de formación que ofrece la ARL para capacitar a tus empleados en temas de seguridad y prevención de riesgos.
- Implementación de Protocolos de Seguridad: Desarrolla e implementa protocolos de seguridad en el trabajo que sean específicos para los riesgos identificados en tu empresa. Esto incluye la dotación de equipos de protección personal (EPP) y la realización de inspecciones regulares.
Paso 7: Reporte de Accidentes y Enfermedades
- Notificación a la ARL: En caso de un accidente de trabajo o enfermedad profesional, debes notificar a la ARL dentro de los plazos establecidos (generalmente 2 días hábiles).
- Proceso de Atención: La ARL se encargará de coordinar la atención médica y los beneficios correspondientes al trabajador afectado.
Paso 8: Realiza la Auditoría y Seguimiento Continuo
- Auditorías Periódicas: Realiza auditorías internas para asegurar que todos los trabajadores estén correctamente afiliados y que los aportes estén al día.
- Actualización de Información: Notifica a la ARL cualquier cambio en la nómina, en los cargos, o en la actividad económica de la empresa.
Paso 9: Considera la Posibilidad de Traslado de ARL
- Evaluación Anual: Revisa anualmente el desempeño de la ARL que tienes contratada. Si encuentras mejores condiciones en otra ARL, puedes solicitar el traslado una vez al año, siguiendo los procedimientos legales establecidos.
Recursos Adicionales
- Ley 1562 de 2012: Modifica y actualiza el Sistema General de Riesgos Laborales.
- Decreto 1072 de 2015: Compendia la normativa sobre riesgos laborales y salud en el trabajo.
Siguiendo estos pasos, podrás afiliar correctamente a tus trabajadores al Sistema General de Riesgos Laborales, cumpliendo con la normativa vigente y garantizando la seguridad y bienestar en tu empresa.
