El Decreto 526 ratifica y eleva a rango legal lo ya dispuesto por el Ministerio de Trabajo, en las cuales ha indicado que el contrato de trabajo puede ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes, siempre y cuando cumpla con lo establecido en la ley 527 de 1999.
Paula Palacios
Santamaría & Abogados
El Decreto 526 del 19 de mayo de 2021 adicionó el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, con el fin de regular la firma electrónica respecto de los contratos de trabajo. Lo que hace el Decreto 526 es ratificar y elevar a rango legal lo ya dispuesto por el Ministerio de Trabajo en algunas de las circulares que ha emitido, en las cuales ha indicado que el contrato de trabajo puede ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes, siempre y cuando cumpla con lo establecido en la Ley 527 de 1999.
Así mismo, debe cumplir con todos los requisitos mínimos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del trabajo, pues el hecho de que el contrato sea firmado electrónicamente no cambia la esencia de la relación laboral. No obstante a lo anterior, sí se establece que tales firmas podrán darse a través de los mecanismos electrónicos (firma electrónica): la cual corresponde al género, o digitales (firma digital), la cual corresponde a una de las especies del género; y tendrá los mismos efectos que la firma manuscrita si cumple con los requisitos legales establecidos en el precitado decreto 527 de 1999, es decir, si se logran acreditar los siguientes cuatro aspectos: 1) Que quien firma sea el único que utiliza esa firma; 2) Que la firma sea susceptible de ser verificada; 3) Que la firma esté bajo el control absoluto y exclusivo de quien la utiliza; y 4) Que la firma esté ligada a la información o al mensaje que la contiene, de tal manera que si el contenido es modificado, automáticamente la firma deja de producir efectos y carecerá por lo tanto de validez.
El Decreto 526 también señala un aspecto muy importante a la hora de suscribir contratos de trabajo mediante firma electrónica, y es que, es el empleador quien debe proveer todo lo necesario para la suscripción electrónica del contrato, de esta manera, no podrán trasladarse los costos de dicha operación al trabajador, igualmente, los empleadores deben conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen su autenticidad, integridad y disponibilidad y en caso de que el trabajador lo requiera, el empleador deberá entregar esos documentos en un medio electrónico autorizado.
Nótese entonces que la regulación está haciendo referencia a los contratos de tipo electrónico cuya conservación en mayor medida se deberá hacer a través de repositorios digitales, es decir, la norma no hace referencia directa a los contratos de trabajo en físico, frente a los cuales se impone una firma digitalizada, lo que fue muy frecuente en tiempos de pandemia en donde se restringió la presencialidad, por ello dicha situación no es contemplada dentro del Decreto 526, y en tal sentido, ha surgido un cuestionamiento respecto de si las firmas escaneadas o digitalizadas cuentan con validez para efectos del contrato de trabajo que finalmente se imprime y se conserva e físico o en un medio digital (PDF, Word, etc.), y justamente este interrogante surge, en tanto, como ya se mencionó, dicho Decreto no hace referencia de manera expresa a este tipo de situaciones.
Sin embargo, a nuestro juicio, la firma digitalizada sigue siendo válida, pues podría entenderse como una especie más dentro de las firmas electrónicas siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en el Decreto 527 de 1999. No obstante, lo más recomendable es que los empleadores se acojan a lo dispuesto en dicho decreto con el fin de evitar discusiones sobre su validez a futuro.
Paula A Palacios M _ Socia fundadora y Directora de Litigios y Asuntos Corporativos de la firma Palacios, Santamaría & Abogados. Abogada de la Universidad de La Sabana, especialista en Derecho de Los Negocios de la Universidad Externado de Colombia y en Derecho Comercial de la Universidad de Los Andes (Colombia), Magíster en Administración de Negocios (MBA) Especializado en Banca y Mercados Financieros de EALDE Business School – Universidad Católica San Antonio de Murcia (España) y candidata a Magíster en Derecho con minors en Derecho Internacional de los Negocios de la University of Dayton School of Law (EE.UU).
