Luego de la pandemia, se ha vuelto más común firmar contratos comerciales a través del escaneo de firmas o del escaneo del documento final firmado, para su posterior firma por la otra parte contractual. Entendiendo que esto acarrea una serie de riesgos, la intención de este artículo es dar algunos consejos muy sencillos de aplicar, para que estos riesgos sean minimizados.
- La función de la firma en un contrato
En principio, la gran mayoría de los contratos comerciales son consensuales[1], salvo que las partes acuerden imponer una formalidad adicional para el perfeccionamiento del negocio jurídico.
La función de la firma en este tipo de actos es acreditar la manifestación de la voluntad – consentimiento – de aquel que tiene capacidad jurídica para celebrar un negocio jurídico[2].
- Una visión procesal
El mayor riesgo de usar firmas escaneadas dentro de un contrato comercial es que, en caso de un conflicto, una de las partes manifieste que la firma que se encuentra en el contrato, no fue incorporada por la persona que tenía capacidad para obligar a la parte contractual.
Por lo que consagra el artículo 244 del CGP[3], se puede interpretar que los contratos suscritos a través de firmas escaneadas se presumen auténticos, mientras que no hayan sido tachados de falsos o desconocidos.
Sin embargo, cuando hay una tacha de falsedad, se abre un trámite incidental[4] en el cual se decretan pruebas y se ordena el cotejo pericial de la firma o del manuscrito (lo cual no termina siendo muy útil para nuestro caso), o un dictamen sobre las posibles adulteraciones.
Para disminuir las posibilidades de que prospere una tacha de falsedad frente a contrato, sugiero poner en práctica los siguientes consejos:
Transmitir los contratos escaneados mediante correos electrónicos, pues éstos pueden ser presentados al proceso como mensaje de datos, garantizando la integridad del documento compartido y su reproducción con exactitud[5].
Abstenerse de remitir contratos escaneados vía whatsapp o cualquier otra aplicación de mensajería instantánea, puesto que no existe la posibilidad de generar una reproducción del mensaje de datos susceptible de aportarse al proceso, de manera que se reproduzca con exactitud la información intercambiada.
Procurar que los contratos siempre provengan de un correo electrónico que pueda vincularse con la persona con capacidad jurídica de emitir el consentimiento necesario para obligarse.
Aportar al proceso tanto (i) la impresión del contrato suscrito (que tendrá carácter de prueba documental) como (ii) el mensaje de datos o correo electrónico mediante el cual fue remitido.
Conservar los mensajes de datos o correos electrónicos sin alteración alguna. Esto incluye no alterar de ninguna forma la cadena de correos mediante la cual fue compartido el contrato.
Todo lo anterior, permitirá crear una serie de pruebas que podrán ser utilizadas dentro de un eventual trámite de tacha del contrato, acreditando que la firma allí plasmada proviene de la parte con capacidad para obligarse.
Sin embargo, la recomendación final será, cuando ello sea posible o el negocio lo amerite, optar por usar una firma digital.[6]
Cristina Aristizábal Johnson_ Abogada de la Universidad EAFIT, especialista en Responsabilidad Civil y Seguros.
[1] CÓDIGO CIVIL. ARTÍCULO 824. <FORMALIDADES PARA OBLIGARSE>. Los comerciantes podrán expresar su voluntad de contratar u obligarse verbalmente, por escrito o por cualquier modo inequívoco. Cuando una norma legal exija determinada solemnidad como requisito esencial del negocio jurídico, este no se formará mientras no se llene tal solemnidad.
[2] CÓDIGO CIVIL. ARTICULO 1502. <REQUISITOS PARA OBLIGARSE>. Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:
1o.) que sea legalmente capaz.
2o.) que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio.
3o.) que recaiga sobre un objeto lícito.
4o.) que tenga una causa lícita.
La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.
[3] CGP. ARTÍCULO 244. DOCUMENTO AUTÉNTICO. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.
También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.
Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.
[4] CGP. ARTÍCULO 270. TRÁMITE DE LA TACHA. Quien tache el documento deberá expresar en qué consiste la falsedad y pedir las pruebas para su demostración. No se tramitará la tacha que no reúna estos requisitos.
Cuando el documento tachado de falso haya sido aportado en copia, el juez podrá exigir que se presente el original.
El juez ordenará, a expensas del impugnante, la reproducción del documento por fotografía u otro medio similar. Dicha reproducción quedará bajo custodia del juez.
De la tacha se correrá traslado a las otras partes para que presenten o pidan pruebas en la misma audiencia.
Surtido el traslado se decretarán las pruebas y se ordenará el cotejo pericial de la firma o del manuscrito, o un dictamen sobre las posibles adulteraciones. Tales pruebas deberán producirse en la oportunidad para practicar las del proceso o incidente en el cual se adujo el documento. La decisión se reservará para la providencia que resuelva aquellos. En los procesos de sucesión la tacha deberá tramitarse y resolverse como incidente y en los de ejecución deberá proponerse como excepción.
El trámite, de la tacha terminará cuando quien aportó el documento desista de invocarlo como prueba.
[5] CGP.ARTÍCULO 247. VALORACIÓN DE MENSAJES DE DATOS. Serán valorados como mensajes de datos los documentos que hayan sido aportados en el mismo formato en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud.
La simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos.
[6] CGP. ARTÍCULO 244. Op.cit.
