La comunicación previa al titular de la información como requisito para efectuar el reporte negativo: ¿Es suficiente incluir fórmulas aisladas dentro de los extractos periódicos?

Desde la Ley 1266 del 2008 está en cabeza de la fuente de la información[1], el deber  de comunicar al titular, con veinte días de antelación, sobre el eventual reporte negativo que se efectuará ante las centrales de riesgo, como consecuencia del no pago oportuno de una obligación, cuyas partes son el titular de la información -como deudor- y la fuente de la información – como acreedor-.

Respecto de los requisitos de forma con que debe surtirse aquella notificación previa por parte del acreedor, la misma Ley permitió incluir esta comunicación en los extractos periódicos que se envían a los clientes, en cuyo caso, la comunicación deberá ser clara, legible, fácilmente comprensible y estar ubicada en un lugar visible del documento, formalidades exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.[2]

Esta cuestión ha generado que en la práctica, la comunicación previa se surta mediante  fórmulas abstractas como “El incumplimiento del pago genera reporte en centrales de riesgo” o “Evite el reporte negativo en bases de datos por mora en el pago”, inscripciones que se insertan en los extractos periódicos y que normalmente pasan desapercibidas para el titular de la información.

Con la Ley de Borrón y Cuenta Nueva – proyecto de Ley estatura No. 62 del 2019-, en lo que respecta al deber de comunicación previa:

1. Se autorizó expresamente la comunicación mediante mensajes de datos, de conformidad con la Ley 527 de 1999 y su reglamentación.

2. En las obligaciones en mora, cuyo valor sea igual o inferior al 15% de un salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), el reporte solo podrá realizarse cuando concurran los dos siguientes requisitos de forma: (i) Que la fuente de la información remita dos comunicaciones previas al titular de la información, cada comunicación en un día distinto de la otra, y (ii) que entre la última comunicación previa y el reporte negativo, medie un lapso de 20 días calendario. Por su parte, para las obligaciones morosas superiores a 15% del SMLMV, solo es necesario una única comunicación previa, más el periodo de 20 días intermedio con el reporte negativo.[3]

3. La consecuencia de incumplir las condiciones anteriormente citadas por parte de la fuente de la información, implica dos supuestos: el primero, cuando no se haya extinguido la obligación o cuota, en cuyo caso, se deberá retirar inmediatamente el reporte negativo y cumplir con los requisitos expuestos para nuevamente reportarse, y el segundo, si la obligación o cuota ya ha sido extinguida, se dará lugar al retiro inmediato del reporte negativo, sin que pueda reportarse nuevamente sobre aquella obligación o cuota.

Con todo, aún hace falta interpretar la comunicación previa con miras a una protección más adecuada en favor del derecho al habeas data y el debido proceso, por ello, se deben exigir requisitos de fondo en la comunicación previa, de tal manera que la fuente de la información efectivamente le advierta al titular sobre la información negativa que se transmitirá al operador de la información, incluyendo, el plazo en que se realizará el eventual reporte negativo. Dicho de otro modo, los requisitos de fondo consisten en el deber de informar al menos: la(s) obligación(es) a reportar, el monto, fecha de exigibilidad, así como el término o la fecha en que la fuente transmitirá esta misma información a las centrales de riesgo.

Estos requisitos de fondo subyacen de la lectura exhaustiva del texto legal, puesto que solo bajo esta interpretación, se cumple con el objetivo de que el titular pueda verdaderamente “demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o cuota y la fecha de exigibilidad”[4], con veinte días de antelación al reporte negativo. En últimas, estas condiciones de fondo han sido impuestas tácitamente por el legislador y deben ser exigidas bajo el principio de interpretación integral de derechos constitucionales[5], puesto que logra dar mayor aplicación efectiva al derecho constitucional del habeas data y el debido proceso, dentro de la figura de la comunicación previa.

En conclusión, si la fuente de la información cumple con los requisitos de forma de la comunicación previa, pero incumple los requisitos de fondo, el titular puede solicitar el retiro inmediato del reporte negativo, de conformidad con el numeral tercero de este escrito.

Juan Camilo León Aristizábal_ es abogado egresado de la Universidad Externado de Colombia.

[1] Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio (…) y que, (…) suministra esos datos a un operador de información. Ley 1266 del 2008. Artículo 3. Literal B.

[2] Numeral 1.3.6 del Capitulo Primero del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

[3] Sin perjuicio de otras obligaciones que debe cumplir la fuente de la información, como el deber de guardar copia de la autorización para el tratamiento de datos, deber de garantizar la calidad de la información, entre otras.

[4] Ley 1266 del 2008. Artículo 12.

[5] Ibidem. Artículo 4. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se tendrán en cuenta, de manera armónica e integral, los principios que a continuación se establecen: (…) e) Principio de interpretación integral de derechos constitucionales. La presente ley se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra(…)