¿Como deducir el concepto de “pagos por educación” de sus trabajadores en el impuesto de renta de su empresa?

A través del artículo 87 de la Ley 2010 de 2019 – Ley de Crecimiento Económico, que adicionó el artículo 107-2 al Estatuto Tributario, se estableció que las siguientes deducciones serán aceptadas fiscalmente para las personas jurídicas, siempre que se encuentren debidamente soportadas, con el Decreto 1013 del 14 de julio de 2020, el Gobierno Nacional reglamentó cada una de ellas, tal como se indica a continuación:

“a. Los pagos destinados a programas de becas de estudios totales o parciales y de créditos condonables para educación, establecidos por las personas jurídicas en beneficio de sus empleados o de los miembros del núcleo familiar del trabajador”:

Se precisó que son considerados miembros de la familia del trabajador, su cónyuge, o compañero(a) permanente y sus hijos hasta los veinticinco (25) años, en caso de no contar con cónyuge o compañero(a) permanente, se hará extensivo a sus padres y hermanos que dependan económicamente del trabajador.

Además, se señaló que estos programas comprenden: la educación prescolar, básica y media; educación superior a nivel de pregrado y de postgrado; y educación especial o en educación para el trabajo y el desarrollo humano.

Los programas de estudio y los créditos condonables deben cumplir las siguientes condiciones:

• Que los de programas educativos, se aprueben mediante acta emitida por el órgano de dirección del empleador o quien haga sus veces.
• Que los de programas educativos, cuenten con aprobación o convalidación de la autoridad de educación del orden nacional o territorial competente.
• Que el monto destinado a becas o créditos condonables sea pagado directamente por el empleador a la entidad educativa, a través del sistema financiero.
• Que el valor de la beca o crédito condonable solamente se incluya para: matrícula, pensión, textos o software relacionados con el programa.
• Que el programa de becas, permita el acceso a todos los empleados o sus miembros del núcleo familiar en igualdad de condiciones.

“b. Los pagos a inversiones dirigidos a programas o centros de atención, estimulación y desarrollo integral y/o de educación inicial, para niños y niñas menores de siete años, establecidos por las empresas exclusivamente para los hijos de sus empleados”

Se estableció que estos pagos que realizan las empresas para los hijos de sus trabajadores, para que sean deducibles deberán cumplir con las siguientes condiciones:

• Que los centros de atención, estimulación y desarrollo integral cuenten con la inscripción en el Registro Único de Prestadores de Educación inicial – RUPEI y tengan licencia de funcionamiento según exigencias del Ministerio de Educación o entidades territoriales.
• Que los servicios de educación inicial cuenten con licencia de funcionamiento otorgada por el órgano competente y cuenten con la autorización de los padres de familia beneficiarios acreditando que los beneficiarios son sus hijos.
• Que los pagos se realicen a través del sistema financiero.
• Que los servicios de educación inicial, preescolar o básica primaria, se aprueben mediante acta emitida por el órgano de dirección del empleador o quien haga sus veces, y garantice el conocimiento de todos los trabajadores, permitiendo el acceso a todos sus hijos menores de 7 años.

“c. Los aportes que realicen las empresas para instituciones de educación básica- primaria y secundaria y media reconocidas por el Ministerio de Educación, y las de educación técnica, tecnológica y de educación superior que cumplan con los requisitos establecidos por el Ministerio de Educación, y que se justifican por beneficiar a las comunidades y zonas de influencia donde se realiza la actividad productiva o comercial de la persona jurídica”

Se indicó que los pagos, para que sean deducibles por la empresa empleadora deben cumplir las siguientes condiciones:

• Que los aportes se realicen a instituciones reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional de Colombia, y cuando estos aportes sean en especie deben ser valorados, a un valor patrimonial, de acuerdo a la normatividad tributaria, a la fecha en que se realice el aporte.
• Que cuando los aportes se efectúen en dinero, sea a través del sistema financiero.

Es importante tener en cuenta que, a partir de esta reglamentación, los pagos que el empleador realiza por concepto de: (i) programas de becas de estudio y de créditos condonables para educación, (ii) inversiones en beneficio de sus trabajadores y miembros del núcleo familiar, no serán considerados factor de compensación o remuneración para el trabajador o su familia, ni pagos indirectos que constituyan ingresos para el trabajador o su familia, por lo tanto no estarán sujeto a condiciones de permanencia y no podrá exigírsele reintegro de los valores pagados.

Para finalizar, el Decreto lista como mecanismos de control para las empresas contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, que tomen estas deducciones, los siguientes:

1. Tener en cuenta los beneficios otorgados para el reporte y envío de la información exógena a la DIAN, según lo establezca la entidad, y hasta tanto se parametriza, es importante que la empresa cuente con una certificación anual suscrita por un Contador Público o Revisor Fiscal que contenga:

• Fecha y año gravable al que corresponde la certificación.
• Concepto de la deducción.
• Monto total del desembolso y/o costo de los bienes aportados.
• Cuenta bancaria, de ahorro u otro tipo de producto financiero que pruebe la bancarización del pago.
• Nombres y apellidos y cédula de ciudadanía del empleado.
• Nombre y apellido y/o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de la entidad educativa, incluyendo la resolución que acredita su existencia aprobada por la autoridad correspondiente.
• Justificación de la zona de influencia en referencia con el domicilio de la persona jurídica, establecimientos de comercio, sede, oficina, local u otro concepto, cuando fuere del caso.
• Firma del contador o revisor fiscal, según corresponda, y número de la tarjeta profesional.
• Firma del represente legal de la persona jurídica.

2. Realizar los desembolsos a través del sistema financiero, salvo los aportes en especie.
3. El beneficiario de las deducciones deberá acreditar ante la DIAN, cuando así lo exija, la vinculación de los empleados beneficiarios estando al día con los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social.