¿Cuándo utilizar un “documento soporte” y bajo qué condiciones?

Autor: Jennifer Alexandra Guevara

Recientemente, con la expedición del Decreto 358 del 5 de marzo 2020, y la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 proferida por la DIAN, han surgido algunos cambios para efectos tributarios respecto de los soportes utilizados en las operaciones comerciales del día a día, y antes de abordar en detalle esta temática, es preciso indicar que en el desarrollo de una relación comercial y de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, es importante tener en cuenta que, cuando se efectúa un pago a una persona no obligada a expedir factura de venta o documento equivalente a factura, el proveedor debe generar un documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir con los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

El artículo 1.6.1.4.12 del DUR 1625 de 2016, ha definido como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, aquel soporte que prueba la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, e indica que los mismos deben ser generados de forma física (salvo que sea facturador electrónico o se trate de importación de bienes) y este documento deberá cumplir con las siguientes condiciones:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.

Ahora bien, el documento soporte antes mencionado deberá expedirse por los sujetos que no están obligados a expedir factura y/o documento equivalente en sus operaciones, y en el Artículo 1.6.1.4.3 del del Decreto Único Reglamentario – DUR 1625 de 2016, se precisó que estos sujetos son los siguientes:

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento. Para este caso, el extracto emitido por estas entidades se equipara como documento equivalente y es el soporte idóneo para estas transacciones.
2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades. Para este caso, el extracto emitido por estas entidades funge como documento equivalente y es el soporte idóneo para las operaciones financieras, si es para otro tipo de operación sí será necesario expedir el nuevo documento soporte.
3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA. En este numeral se hace referencia a las operaciones con los sujetos no responsables de IVA (antes personas naturales que hacían parte del régimen simplificado), que anteriormente se soportaban con el Documento Equivalente, de conformidad con el Decreto 522 de 2003 y ahora estas operaciones deberán soportarse con el nuevo documento soporte.
4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo. En este numeral se hace referencia a las operaciones con los no responsables del impuesto nacional al consumo (antes personas naturales que hacían parte del régimen simplificado), que anteriormente se soportaban con el Documento Equivalente, de conformidad con el Decreto 522 de 2003 y ahora estas operaciones deberán soportarse con el nuevo documento soporte.
5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades. En este numeral hace referencia al pago más común que se efectúa por concepto de buses y taxis, y se soportaba con los trayectos recorridos, el motivo del desplazamiento y el valor, y ahora estas operaciones deberán soportarse con el nuevo documento soporte. No será necesario el nuevo documento soporte si el sistema de transporte expide algún tiquete que cumpla con los requisitos del numeral 3 del artículo 13 de la Resolución de la DIAN 000042 de 2020, documento que cumple los requisitos de un documento equivalente.
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades. Anteriormente, con el soporte de nómina se cumplía con los requisitos establecidos en el artículo 3 del Decreto 3050 de 1997 para que estos gastos sean tenidos en cuenta como deducciones, y pese a que esta norma sigue sin derogarse, se entiende que es modificada de forma tácita con la expedición del Decreto 358 de 2020, que sustituyó el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, y en consecuencia, se entiende que es necesario que el documento soporte de los pagos de nómina cumpla con los requisitos en el artículo 1.6.1.4.12 del DUR 1625 de 2016, con la respectiva numeración autorizada.
7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional. Ante la dificultad de conocer si el proveedor, en el desarrollo de la actividad cumple con estos requisitos, es pertinente que el mismo manifieste de forma escrita que no es un sujeto obligado a expedir factura o documento equivalente a factura y que no desarrolla otra actividad diferente a la venta de los bienes o prestación de servicios excluidos, y junto a esta certificación se anexe el RUT en el que esté señalada la actividad económica del bien o servicio excluido de IVA, caso contrario se requerirá la elaboración del nuevo documento soporte.
8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales. Aquí caben muchas transacciones como servicios de publicidad on line, servicios de enseñanza o entrenamiento virtual, operaciones con diferentes apps o plataformas de entretenimiento, etc., y para este caso casa proveedor deberá emitir la respectiva factura a que estén obligados en su país (Boleta, Invoice, Billete, Nota Fiscal, etc.), caso contrario se requerirá la elaboración del documento soporte.

Es oportuno indicar que, aunque en el artículo 1.6.1.4.6 del DUR 1625 de 2016, modificado por el Decreto 358 del 2020, se enlistaron cuáles son los documentos equivalentes a la factura de venta y sus características, y en el artículo 13 de la Resolución de la DIAN No. 000042 del 2020 se señalan sus requisitos, algunos de estos documentos han tenido modificaciones, y otros aunque mantienen sus características han pasado a denominarse documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. Dentro de los que aún se considera como documento equivalente a factura, está el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., sin embargo, con la expedición del Decreto 358 de 2020, será válido como soporte de deducibilidad de costo y gastos o de procedencia de impuestos descontables, hasta el 31 de octubre de 2020, y a partir del 1 de noviembre de 2020, este tiquete deberá ser reemplazado por la factura electrónica para continuar con la validez mencionada.

También, es fundamental que el contribuyente tenga en cuenta que la totalidad de sus gastos no pueden ser soportados con documentos distintos a la factura electrónica para la procedencia de los impuestos descontables y la deducibilidad de sus costos o gastos, debido a que de conformidad parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, se señalan unos límites para tal fin, indicando que el porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica es del 30% para el año gravable 2020, del 20% para el año gravable 2021 y del 10% para el año gravable 2022, y por la misma razón, con lo preceptuado en el artículo 1 del Decreto 358 del 5 de marzo de 2020, en los apartes que sustituyó el artículo 1.6.1.4. 27 del Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del DUR 1625 de 2016, dispuso que para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el nuevo documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, es diferente a la factura de venta o documento equivalente a factura.

Cabe mencionar que de acuerdo al artículo 1.6.1.4.44 del DUR de 2016, si el proveedor del producto o servicio no genera este documento soporte, el mismo debe ser elaborado por el adquirente, y mediante la Resolución 000055 de 2016, proferida por la DIAN, se precisó que quienes expidan este documento deben solicitar la autorización de la numeración de acuerdo con las normas vigentes.

Actualmente, el documento soporte requiere de un número consecutivo y la DIAN mediante comunicado de prensa 55 del 21 de julio de 2020, informó que dando cumplimiento al numeral 5 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 del 2016, y al numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, el servicio informático electrónico de numeración queda a disposición de los contribuyentes a partir del 15 de agosto de 2020, para realizar la solicitud de estos rangos de numeración ante la DIAN para su autorización y posterior uso.

En los artículos 38 y 39 de la Resolución 000042 de 2020, expedida por la DIAN, se establecen los parámetros necesarios respecto de la numeración, autorización, habilitación, etc., para los siguientes documentos: factura electrónica, factura de papel, documentos equivalentes con sistema P.O.S. y documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Respecto de la numeración de los documentos que expida cada sujeto obligado debe contar con los siguientes requisitos:

1. Deben tener una numeración consecutiva.
2. El prefijo debe estar compuesto por cuatro letras, números o su combinación. Este requisito debe tenerse en cuenta cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta, etc.
3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.

Finalmente, se recomienda solicitar esta numeración, ante la DIAN antes de la elaboración de los documentos soporte, para que la expedición de estos tenga plena validez, para efectos de la procedencia de los impuestos descontables y la deducibilidad de sus costos o gastos, y no sean desconocidos por la administración tributaria.